Repair Angel v2 — Rol-specifieke Handleidingen

Als monteur werk je dagelijks met werkorders: van het openen en verwerken van een reparatieopdracht tot het aftekenen bij uitgifte aan de klant. Dit hoofdstuk beschrijft alle werkstromen die voor jou van toepassing zijn.

Sneltoetsen voor monteurs

Globale zoekopdracht / command paletteCtrl + K

Timer starten/stoppen op actieve werkorderCtrl + T

Nieuwe notitie toevoegen aan werkorderCtrl + Shift + N

Onderdeel toevoegen (barcode scannen)Ctrl + B

Werkorder opslaanCtrl + S

Vorig / volgend werkorder in lijstAlt + ← / →

1.1 Werkorder openen en verwerken

1

Open uw werkorderlijst — navigeer via de zijbalk naar Werkorders › Mijn werkorders. Hier ziet u alle aan u toegewezen werkorders, gesorteerd op prioriteit.

2

Klik op een werkorder om het detailscherm te openen. Lees de klacht en de eventuele opmerkingen van de receptioniste zorgvuldig door.

3

Wijzig de status naar "In diagnose" zodra u begint met de beoordeling van het apparaat. Dit informeert automatisch de receptioniste en eventueel de klant (afhankelijk van de automatiseringsregels).

4

Werk de werkorder bij naarmate de reparatie vordert. Voeg regels toe, log tijd en noteer bevindingen.

5

Wijzig status naar "Klaar voor afhaling" wanneer de reparatie is voltooid en de kwaliteitscontrole is geslaagd.

Schermafbeelding

Schermafbeelding: Werkorderdetailscherm met statusbalk, klantinfo, apparaatgegevens en regeloverzicht

1.2 Diagnose en oplossing invoeren

1

Scroll naar de sectie "Diagnose" in de werkorder. Dit veld is intern zichtbaar — de klant ziet dit niet.

2

Beschrijf uw technische bevinding zo nauwkeurig mogelijk: defect onderdeel, oorzaak, betrokken componenten. Dit is essentieel voor garantiebeoordeling achteraf.

3

Vul het veld "Oplossing/Uitgevoerde werkzaamheden" in — dit veld is klantgericht en wordt afgedrukt op het reparatiecertificaat. Beschrijf wat u heeft gedaan in begrijpelijke taal.

4

Voeg bewijsfoto's toe (voor en na de reparatie) via de paperclip-knop. Foto's worden automatisch gecomprimeerd en voorzien van een tijdstempel.

Best practices — Diagnose

Noteer altijd het specifieke onderdeel (bijv. "Samsung OLED scherm modelnummer SM-G991B") — dit versnelt toekomstige garantiebeoordelingen
Gebruik interne notities voor twijfels of bijzonderheden die collega's moeten weten maar de klant niet
Maak altijd een foto van het apparaat vóórdat u begint — dit beschermt u bij schadeclaims

🔧

Hoofdstuk 1 — Vervolg

Monteur

Tijdregistratie, onderdelen, intake, handtekening, chat en taken

1.3 Tijdregistratie starten/stoppen

1

Open de werkorder en klik op Timer starten of gebruik Ctrl+T. De timer loopt zichtbaar in de bovenste balk van uw scherm.

2

Pauzeer of stop de timer als u de reparatie onderbreekt (bijv. voor een pauze of overleg). De sessie wordt opgeslagen.

3

Klik op "Toevoegen aan regels" na het stoppen — het systeem converteert de tijd naar een arbeidsregel met uw uurtarief. U kunt de omschrijving nog aanpassen.

4

Meerdere sessies zijn mogelijk per werkorder. Het totaal wordt bij elkaar opgeteld in de werkorderheader.

Best practice — Tijdregistratie

Start de timer altijd voordat u begint — achteraf handmatig tijd invoeren leidt tot minder nauwkeurige rapportages
Sluit open timers aan het einde van uw werkdag — een vergeten lopende timer verstoort de urenadministratie

1.4 Onderdelen bestellen vanuit werkorder

1

Voeg het benodigde onderdeel toe als werkorderregel via + Onderdeel. Zoek op SKU, naam of scan de barcode.

2

Controleer de beschikbare voorraad — het systeem toont direct de huidige stockhoeveelheid naast het onderdeel.

3

Klik op "Bestellen" naast het onderdeel als de voorraad onvoldoende is. Selecteer de gewenste leverancier en bevestig de bestelling.

4

De werkorderstatus wijzigt automatisch naar "Wacht op onderdelen". U ontvangt een notificatie zodra het onderdeel is ontvangen in het magazijn.

1.5 Intakeformulier invullen (conditiebeoordeling)

1

Open de werkorder › tabblad "Intake". Het intakeformulier toont een schematische weergave van het apparaattype.

2

Annoteer bestaande schade door op de afbeelding te klikken op de locatie van de schade en een beschrijving toe te voegen (bijv. "kras bovenkant scherm, links").

3

Doorloop de checklist — vink punten af: scherm intact, knoppen werken, oplader aanwezig, simkaart verwijderd, wachtwoord ontvangen.

4

Maak intakefoto's via de camera-knop. Minimum 2 foto's aanbevolen (voor en achterkant).

5

Sla het intakeformulier op — het is gekoppeld aan de werkorder en zichtbaar voor alle betrokkenen.

1.6 Werkorder aftekenen (digitale handtekening klant)

Bij uitgifte van het gerepareerde apparaat tekent de klant de afleverbon digitaal:

1

Open de werkorder › "Uitgifte" en controleer of alle werkzaamheden zijn geregistreerd.

2

Klik op "Handtekening vragen" — het scherm schakelt naar de handtekeningmodus. Draai de tablet naar de klant.

3

De klant tekent met vinger of stylus in het handtekeningvak en klikt op "Bevestigen".

4

De ondertekende afleverbon wordt automatisch als PDF opgeslagen en per e-mail aan de klant verzonden.

1.7 Chat met klant vanuit werkorder

Via het tabblad Berichten in de werkorder kunt u direct communiceren met de klant. Berichten worden bezorgd als e-mail of zijn zichtbaar in het klantportaal. De klant kan antwoorden en die antwoorden verschijnen direct in hetzelfde thread.

1.8 Taken beheren

Taken die aan u zijn toegewezen zijn zichtbaar via Taken › Mijn taken of als widget op uw dashboard. Markeer taken als afgerond door de statusknop te klikken. Voeg een afrondingsnotitie toe indien nodig.

Schermafbeelding

Schermafbeelding: Persoonlijk taakdashboard van een monteur met openstaande en voltooide taken in Kanban-weergave

👥

Hoofdstuk 2 — Rol

Receptioniste

Frontoffice medewerker voor klantcontact, werkorder intake en facturatie

Als receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten. Je verwerkt binnenkomende apparaten, communiceert met klanten en zorgt voor een soepele administratieve afhandeling van werkorders en facturen.

Sneltoetsen voor receptionisten

Globale zoekopdracht (klant/WO zoeken)Ctrl + K

Nieuwe klant aanmakenCtrl + Shift + C

Nieuwe werkorder aanmakenCtrl + N

Nieuwe factuur aanmakenCtrl + Shift + F

SMS sturen vanuit werkorderCtrl + M

2.1 Nieuwe klant aanmaken

1

Zoek eerst of de klant al bestaat via Ctrl+K. Zoek op naam, telefoonnummer of e-mailadres. Het systeem toont mogelijke matches inclusief duplicaatwaarschuwingen.

2

Klik op "+ Nieuwe klant" als de klant niet gevonden wordt. Vul in: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel adres.

3

Selecteer communicatievoorkeuren — vraag de klant of hij/zij berichten per SMS of e-mail wil ontvangen en registreer de keuze.

4

Stuur de portaaluitnodiging — klik op Portaaluitnodiging sturen zodat de klant zijn reparatie online kan volgen.

Best practice — Klantregistratie

Controleer altijd eerst of de klant al bestaat — duplicaten leiden tot dubbele communicatie en verwarrende klantdossiers
Noteer altijd een telefoonnummer én e-mailadres — zo heeft het systeem een fallback voor communicatie
Vraag bij bedrijven altijd het BTW-nummer — dit is vereist voor geldige B2B-facturen

2.2 Nieuwe werkorder aanmaken

1

Selecteer de klant (zie 2.1) en klik op + Werkorder aanmaken vanuit het klantprofiel, of gebruik de sneltoets Ctrl+N.

2

Selecteer of voeg het apparaat toe — kies een bestaand apparaat van de klant of maak een nieuw apparaatrecord aan (merk, model, serienummer/IMEI).

3

Beschrijf de klacht in de taal van de klant. Dit is wat de klant heeft verteld — de technische diagnose volgt later van de monteur.

4

Stel prioriteit in en wijs een monteur toe (of laat dit aan de manager over).

5

Druk de ontvangstbevestiging af via de printknop. Geef de klant zijn kopie mee met WO-nummer en QR-code voor het portaal.

2.3 Klant informeren via SMS/e-mail

Vanuit elke werkorder kunt u de klant direct informeren:

Klik op de knop SMS sturen of E-mail sturen in de werkordertoolbar
Selecteer een sjabloon (bijv. "Status update", "Klaar voor afhaling", "Offerte gereed") of schrijf een vrij bericht
Controleer de preview en klik op Versturen

Schermafbeelding

Schermafbeelding: SMS/e-mail snel-verstuur paneel vanuit werkorderdetailscherm met sjabloonselectie

2.4 Factuur aanmaken en versturen

1

Open de werkorder en controleer of alle werkorderregels correct zijn (onderdelen, arbeid, BTW-categorie).

2

Klik op "Factuur aanmaken" — het systeem genereert automatisch een factuur met alle werkorderregels en klantgegevens.

3

Controleer de factuur in de preview. Pas eventueel het betalingstermijn aan.

4

Klik op "Versturen" — de klant ontvangt de factuur per e-mail met een directe betaalknop (iDEAL/creditcard).

2.5 Betalingsstatus controleren

Navigeer naar Financiën › Facturen en filter op Openstaand. De kolom Vervaldatum toont facturen die dreigen te vervallen. Klik op een factuur om de betaalhistorie te bekijken of handmatig een betaling te registreren (bij contante betaling of pinbetaling aan de balie).

2.6 Portaaltoegang uitleggen aan klant

Vertel de klant het volgende:

"U heeft een e-mail ontvangen met een link naar uw persoonlijk portaal"
"Via dit portaal kunt u de status van uw reparatie volgen, facturen bekijken en betalen"
"Als u een vraag heeft, kunt u via het portaal een bericht sturen — wij reageren zo snel mogelijk"

2.7 Offerte versturen voor goedkeuring

1

Open de werkorder waarvan de monteur een kostenraming heeft doorgegeven.

2

Klik op "Offerte aanmaken" — voeg de te beoordelen regels toe of gebruik de door de monteur voorgestelde onderdelen.

3

Verstuur de offerte per SMS en/of e-mail met een persoonlijke boodschap. De klant ontvangt een link naar het portaal om goed- of af te keuren.

4

U ontvangt een notificatie zodra de klant reageert. Bij goedkeuring kan de monteur direct verder gaan.

📊

Hoofdstuk 3 — Rol

Manager

Operationeel en vestigingsbeheer, KPI-bewaking en teamaansturing

Als manager houd je overzicht over alle operationele processen: werkorderpipeline, teamprestaties, SLA-naleving en bedrijfsresultaten. Je stuurt bij waar nodig en configureert het systeem voor optimale efficiëntie.

Sneltoetsen voor managers

Globale zoekfunctieCtrl + K

Naar BI DashboardAlt + D

SLA-overzicht openenAlt + S

Werkorderpipeline openenAlt + P

Rapportage exporterenCtrl + E

3.1 Dashboard interpreteren (KPIs, trends)

Het managerdashboard toont realtime KPI-widgets die u zelf kunt configureren via Dashboard › Bewerken. Standaard KPIs voor managers:

Openstaande werkorders

Totaal aantal actieve WOs, uitgesplitst per status. Klikbaar — leidt direct naar de gefilterde lijst.

SLA-risico

Aantal werkorders waarbij de SLA-klok meer dan 75% verstreken is. Rood = kritiek.

Omzet deze maand

Gefactureerde omzet vs. vorige maand. Grafiek toont dagelijkse trend.

Gemiddelde doorlooptijd

Gemiddeld aantal uren van intake tot afsluiting deze week vs. vorige week.

3.2 Werkorders toewijzen aan monteurs

1

Open de werkorderpipeline via Werkorders › Pipeline. Gebruik de Kanban-weergave voor visueel overzicht per status.

2

Filter op "Niet toegewezen" om nieuwe werkorders te zien die nog een monteur nodig hebben.

3

Open de werkorder en klik op het veld Monteur. Selecteer de gewenste medewerker uit de keuzelijst — de lijst toont ook de huidige werklast per monteur.

4

De monteur ontvangt automatisch een notificatie (in-app en/of e-mail, afhankelijk van de instellingen).

3.3 Pipeline bekijken en filteren

De pipeline biedt een gecombineerde Kanban- en lijstweergave van alle werkorders. Beschikbare filters:

Status — meerdere statussen tegelijk selecteerbaar
Monteur — werklast per medewerker bekijken
Prioriteit — snel urgente werkorders vinden
Locatie/filiaal — per vestiging filteren (Enterprise)
SLA-status — filteren op werkorders met SLA-risico
Periode — intake of verwachte afrondingsdatum

3.4 BI rapportages gebruiken

Navigeer naar Rapportages › BI Dashboard. Selecteer het gewenste rapport uit de zijbalk. Pas de datumrange aan boven aan het scherm. Klik op grafiekelementen om door te drillen naar de onderliggende data. Exporteer via Ctrl+E of de exportknop rechtsboven.

Aanbevolen wekelijkse controles

Maandagmorgen: doorlooptijdenrapport vs. vorige week
Woensdag: SLA-overzicht — zijn er dreigend verlopen werkorders?
Vrijdag: monteursprestaties — wie heeft de meeste WOs voltooid, wie heeft achterstanden?
Maandelijks: DSO-trend en verouderde debiteuren

3.5 Automatiseringsregels instellen

1

Navigeer naar Instellingen › Automatisering › Regels en klik op + Nieuwe regel.

2

Kies de trigger uit de dropdownlijst (bijv. "Werkorderstatus gewijzigd naar Klaar voor afhaling").

3

Voeg optionele condities toe (bijv. "Alleen als prioriteit = Normaal").

4

Definieer de acties (bijv. "Stuur SMS aan klant met sjabloon 'Klaar voor afhaling'").

5

Activeer de regel en test via de testknop met een bestaande werkorder.

3.6 SLA overzicht controleren

Via Rapportages › SLA-overzicht ziet u alle werkorders met actieve SLA-klokken. De kleurcodering per rij geeft direct inzicht in de urgentie: groen (op schema), oranje (>75% tijd verstreken), rood (overschreden). Klik op een regel om direct de werkorder te openen en actie te ondernemen.

3.7 Garantieclaims beoordelen

Garantieclaims wachten op managersgoedkeuring via Werkorders › Garantieclaims › Ter beoordeling. Per claim ziet u: de originele werkorder, de klacht, de monteur en eventuele bewijsfoto's. U keurt goed of af met een verplichte motivatie. Bij goedkeuring wordt automatisch een garantiewerkorder aangemaakt.

📄

Hoofdstuk 4 — Rol

Boekhouder

Financiële verwerking, BTW, bankafschriften, SnelStart en debiteurenbeheer

Als boekhouder beheer je alle financiële stromen in Repair Angel: van factuurverwerking en BTW-aangifte tot bankreconciliatie en SnelStart-synchronisatie.

Sneltoetsen voor boekhouders

Globale zoekopdracht (factuur zoeken)Ctrl + K

Nieuwe factuur aanmakenCtrl + Shift + F

Financieel rapport exporterenCtrl + E

BTW-rapport openenAlt + B

Debiteurenoverzicht openenAlt + R

4.1 Facturen en creditnota's verwerken

Facturen controleren

Via Financiën › Facturen ziet u alle facturen. Filter op status: Concept, Verstuurd, Gedeeltelijk betaald, Betaald, Achterstallig. Klik een factuur om de detailpagina te openen en de journaalboekingen te controleren.

Creditnota aanmaken

1

Open de te crediteren factuur en klik op Creditnota aanmaken.

2

Selecteer te crediteren regels — volledig of gedeeltelijk. Voeg een reden toe (verplicht voor audittrail).

3

Bevestig en verstuur de creditnota naar de klant. Het openstaand saldo wordt automatisch bijgewerkt.

4.2 BTW aangifte doorlopen

1

Navigeer naar Rapportages › BTW-aangifte en selecteer het aangiftetijdvak (maand, kwartaal).

2

Controleer de automatisch ingevulde rubrieken (1a t/m 5e). Klik op een rubriek om de onderliggende facturen te zien.

3

Corrigeer afwijkingen indien nodig via handmatige journaalboekingen (Boekhouding › Journaalboekingen › Nieuw).

4

Exporteer het BTW-rapport als PDF voor uw accountant of dien direct in via SBR/Digipoort (Enterprise).

5

Sluit het tijdvak af — dit vergrendelt de periode voor verdere mutaties.

4.3 Bankafschriften importeren en verwerken

1

Download het bankafschrift bij uw bank in CAMT.053 of MT940-formaat.

2

Navigeer naar Boekhouding › Bankafschriften › Importeren en upload het bestand.

3

Het systeem matcht automatisch betalingen aan openstaande facturen op basis van bedrag en betalingskenmerk. Gematchte regels verschijnen groen.

4

Verwerk ongematchte regels handmatig — koppel aan een factuur, boek als kosten of markeer als te verhelpen.

5

Bevestig de verwerking — het bankafschrift wordt afgesloten en de grootboekrekeningen worden bijgewerkt.

4.4 SnelStart synchronisatie uitvoeren

Navigeer naar Instellingen › SnelStart › Synchronisatie. Klik op Nu synchroniseren of controleer de laatste automatische synchronisatietijd. Eventuele synchronisatiefouten worden weergegeven met een foutmelding en de betrokken factuur. Los fouten op door de vermelde grootboekrekening te mappen of het klantrecord te corrigeren.

4.5 Terugkerende facturen instellen

1

Navigeer naar Financiën › Terugkerende facturen › Nieuw.

2

Selecteer de klant en voeg de te factureren regels toe (dienst, abonnement, huur).

3

Stel het interval in: wekelijks, maandelijks, kwartaal of jaarlijks. Configureer startdatum, einddatum en betalingstermijn.

4

Activeer "Automatisch versturen" als de factuur zonder handmatige controle moet worden verstuurd.

4.6 DSO en verouderde debiteuren rapportage

Via Rapportages › Debiteuren › Aging ziet u het aging-rapport: facturen gegroepeerd in buckets (0–30, 31–60, 61–90, 91+ dagen na vervaldatum). Klik op een klant om direct een herinnering te versturen of een incassotaak aan te maken.

4.7 Verklaringen exporteren

Navigeer naar Rapportages › Financieel › Export. Beschikbare exports: Winst & Verliesrekening, Balans, Grootboekjournaal, BTW-overzicht, Debiteurenstaat, Creditorenstaat. Selecteer de gewenste periode en exporteer als PDF, Excel of CSV.

📦

Hoofdstuk 5 — Rol

Magazijnmedewerker

Ontvangst, opslag, picking, inventarisatie en backorderbeheer

Als magazijnmedewerker verwerk je alle goederenstromen: van het ontvangen en opslaan van onderdelen tot het uitvoeren van picklijsten voor werkorders en het opvolgen van backorders.

Sneltoetsen voor magazijnmedewerkers

Product zoeken op barcode/SKUCtrl + K

Scanmodus activeren (barcode invoer)Ctrl + B

Ontvangstscherm openenAlt + O

Picklijst openenAlt + P

Inventarisatiescherm openenAlt + I

5.1 Ontvangst van goederen verwerken

1

Navigeer naar WMS › Ontvangst. Hier staan alle verwachte inkomsten op basis van openstaande inkooporders.

2

Selecteer de inkooporder of scan de pakbon van de leverancier. Het systeem toont de verwachte regels.

3

Scan of typ de hoeveelheden per ontvangen artikel. Noteer eventuele manco's of beschadigingen in het opmerkingenveld.

4

Bevestig de ontvangst — de voorraad wordt bijgewerkt en de inkooporder krijgt de status "Ontvangen" of "Gedeeltelijk ontvangen".

Schermafbeelding

Schermafbeelding: WMS ontvangstscherm met inkooporderregels, te ontvangen hoeveelheden en scanveld

5.2 Putaway taken uitvoeren

1

Na ontvangst verschijnt een putaway-taak in uw takenoverzicht. Open de taak via WMS › Putaway.

2

Ga fysiek naar het ontvangen artikel en scan de locatiecode (bin-label) waar u het wilt opslaan.

3

Bevestig de plaatsing — het systeem registreert dat het artikel nu op die locatie aanwezig is.

4

Herhaal voor alle artikelen in de putaway-taak. Sluit de taak af als alles is weggeplaatst.

5.3 Picklijsten uitvoeren voor werkorders

1

Navigeer naar WMS › Picklijsten. Openstaande picklijsten zijn gesorteerd op prioriteit (gekoppeld aan werkorderprioriteit).

2

Open een picklijst en ga naar de aangegeven bin-locatie voor het eerste artikel.

3

Scan het artikel en bevestig de gepickte hoeveelheid. Het systeem markeert de regel als afgerond.

4

Breng het onderdeel naar de werkplaats of de aangewezen staging-locatie. Sluit de picklijst af — de werkorderstatus wordt automatisch bijgewerkt.

5.4 Inventarisatie uitvoeren

Via WMS › Inventarisatie › Nieuwe telling start u een telcyclus. Selecteer de te tellen locaties (volledig magazijn of specifieke zone). Per locatie telt u de aanwezige artikelen en voert u de getelde hoeveelheid in. Afwijkingen worden gemarkeerd en vereisen een verklaring (bijv. "Breuk", "Diefstal") alvorens de telling wordt bevestigd.

5.5 Onderdelen reserveren voor werkorder

Wanneer een monteur een onderdeel toevoegt aan een werkorder, wordt de voorraad automatisch gereserveerd (niet afgeschreven — dat gebeurt pas bij werkorderafsluiting). In het productdetailscherm ziet u: beschikbare voorraad, gereserveerde hoeveelheid en vrij beschikbare voorraad.

5.6 Backorders opvolgen

Via Inkoop › Backorders ziet u alle artikelen die zijn besteld maar nog niet ontvangen, inclusief verwachte leverdatum en de gekoppelde werkorder. Neem bij overschrijding van de verwachte leverdatum contact op met de leverancier en werk de verwachte datum bij — de klant wordt dan automatisch geïnformeerd via de werkorder.

Best practices — Magazijn

Scan altijd — handmatig invoeren van hoeveelheden leidt tot meer fouten
Controleer bij ontvangst altijd de houdbaarheidsdatum van ESD-gevoelige onderdelen
Meld beschadigde ontvangsten direct aan de inkoopafdeling via de opmerkingenfunctie
Voer wekelijks een steekproef-inventarisatie uit van snellopende artikelen

👤

Hoofdstuk 6 — Rol

HR Medewerker

Medewerkersbeheer, verlof, roosters, capaciteit en salarisadministratie

Als HR-medewerker beheer je alle personeelsgerelateerde processen in Repair Angel: van medewerkerregistratie en verlofverwerking tot roosterplanning en salarisrapportage.

Sneltoetsen voor HR-medewerkers

Medewerker zoekenCtrl + K

Nieuw medewerkerrecord aanmakenCtrl + Shift + E

Verlofoverzicht openenAlt + V

Roosterscherm openenAlt + R

Salarisrapport exporterenCtrl + E

6.1 Medewerkers beheren

1

Navigeer naar HRM › Medewerkers › Nieuw om een nieuwe medewerker toe te voegen.

2

Vul het medewerkerprofiel in: persoonlijke gegevens, functie, afdeling, startdatum, contracttype (onbepaalde tijd, bepaalde tijd, ZZP), uurtarief en e-mailadres.

3

Stuur de systeemuitnodiging via de knop Uitnodigen voor systeem. De medewerker ontvangt een e-mail om een wachtwoord in te stellen.

4

Wijs de rol toe (monteur, receptioniste, manager, etc.) via het tabblad Toegang & Rechten.

5

Activeer de tutorials voor de toegewezen rol via Instellingen › Tutorials zodat de nieuwe medewerker begeleiding krijgt bij de eerste login.

Medewerker deactiveren

Bij uitdiensttreding: open het medewerkerprofiel en klik op Deactiveren. De medewerker kan niet meer inloggen. Werkorders, tijdregistraties en historische data blijven bewaard. Actieve werkorders worden automatisch overgedragen aan een te selecteren collega.

6.2 Verlof en verzuim registreren

Verlofaanvraag verwerken

Binnenkomende verlofaanvragen verschijnen in HRM › Verlof › Ter goedkeuring. Klik op een aanvraag om de details te zien: medewerker, verloftype, periode, reden en huidig verlofsaldo. Keur goed of wijs af met een motivatie. De medewerker ontvangt automatisch een bevestiging per e-mail.

Ziekteverzuim registreren

Bij telefonische ziekmelding: open HRM › Verlof › Nieuw registratie, selecteer de medewerker, kies type "Ziekteverzuim" en vul de eerste ziektedag in. Het systeem registreert de verzuimperiode automatisch en genereert verzuimrapportages.

Verloftype	Saldoregistratie	Goedkeuring workflow
Vakantiedagen	Automatisch aftrekken van saldo	Manager keurt goed
ADV / Compensatiedagen	Berekend op basis van overuren	Manager keurt goed
Ziekteverzuim	Geen saldo — registratie alleen	Automatisch goedgekeurd
Bijzonder verlof	Geen saldo	HR keurt goed

6.3 Roosters plannen

Navigeer naar HRM › Roosterplanning. De weekkalender toont alle medewerkers in rijen en de dagen van de week in kolommen. Sleep diensten naar de gewenste dag/medewerker om het rooster in te vullen. Het systeem waarschuwt bij:

Overschrijding maximale wekelijkse arbeidsduur (CAO-controle)
Onvoldoende rusttijd tussen diensten
Conflicten met goedgekeurd verlof
Dubbele inroostering op een feestdag

Publiceer het rooster via Publiceren — medewerkers ontvangen automatisch een melding met hun weekrooster.

6.4 Capaciteitsoverzicht raadplegen

Het capaciteitsoverzicht (HRM › Capaciteit) toont per dag de verhouding tussen beschikbare capaciteit (FTE op basis van rooster minus verlof) en geplande werkbelasting (werkorders + afspraken). Een rode balk betekent overbelasting — bespreek dit met de manager om werkorders te herverdelen of tijdelijk extra capaciteit in te plannen.

6.5 Salarisadministratie verwerken

1

Navigeer aan het einde van de maand naar HRM › Salarisrapportage › Nieuwe periode.

2

Selecteer de periode en klik op Rapport genereren. Het systeem berekent per medewerker: contracturen, gewerkte uren, overuren, verlofuren, verzuimuren en netto beschikbaarheidspercentage.

3

Controleer de gegevens — klik op een medewerker om de detail-urenregistratie te zien en eventuele handmatige correcties door te voeren.

4

Exporteer het rapport als CSV of PDF voor uw salarispakket (AFAS, Visma, Nmbrs). Enterprise-gebruikers kunnen de directe API-koppeling inschakelen voor automatische overdracht.

Best practices — HR

Controleer wekelijks het verlofverzoeken-overzicht — laat aanvragen nooit langer dan 3 werkdagen liggen
Exporteer maandelijks een back-up van medewerkerdata als CSV voor uw eigen archief
Gebruik de rol-tutorials actief bij nieuwe medewerkers — dit verlaagt de inwerkperiode aantoonbaar
Bespreek capaciteitsknelpunten proactief met de manager vóór ze leiden tot SLA-overschrijdingen

Schermafbeelding

Schermafbeelding: HRM Capaciteitsoverzicht met dagweergave, beschikbare FTE (groen) vs. geplande werkbelasting (blauw)